Exame admissional, exame demissional, exame periódico, PPP, PPRA, ASO, CAT, Laudo de Insalubridade e Periculosidade… São diversos documentos ocupacionais no registro dos trabalhadores em sua trajetória durante a ocupação.
Existem prazos para elaborar esses documentos, bem como atualizá-los e enviá-los para o e-Social. No entanto, o que fazer com esses documentos após enviados? Descartar? Lixo eletrônico? Saiba que cada documento tem um prazo também para o Armazenamento destes Documentos Ocupacionais. E em caso de necessidade, a apresentação deste documento é incontestável.
A guarda de documentos trabalhistas é obrigatória por lei e varia conforme o tipo de documento. Essa medida visa garantir a segurança jurídica tanto para o empregador quanto para o empregado, permitindo a comprovação de direitos e obrigações em caso de futuras demandas trabalhistas.
Em geral, os documentos trabalhistas devem ser guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, no entanto, dependendo do documento, este prazo deve ser maior.
Veja os prazos para guarda de cada arquivo:
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED): 5 anos a partir do envio
Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA): 5 anos
Mapa de Avaliação Anual (SESMT): 5 anos
Pedido de demissão: 5 anos
Aviso prévio: 5 anos
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA): 20 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional: 20 anos
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): 20 anos após o desligamento do colaborador
Fundo de garantia de tempo de serviço (FGTS): 30 anos
Guia de recolhimento rescisório do FGTS (GRRF): 30 anos
Contrato de trabalho: indeterminado
Ficha de registro de empregados: indeterminado
Ainda, há diversos outros documentos trabalhistas com diferentes prazos para o armazenamento. É importante consultar todas as legislações, a fim de fazer a guarda correta. Além disso, há mudanças nas leis, por isso é fundamental estar atento aos prazos atualizados.
Armazenamento de Documentos física ou digital?
A guarda de documentos pode ser feita dos dois modos, tanto de forma física ou digital. No entanto, muitas empresas estão migrando para o digital, isso porque garante mais segurança e facilita o acesso.
O documento físico, por mais que utilizado durante todos esses anos, passou a ser um obstáculo. Isso porque, o espaço de armazenamento físico do mesmo se tornou um problema. Ter que guardar em algum local, ocupar uma sala para isso, pode ser um problema para as empresas. E isso leva a um segundo problema que pode vir a aparecer: encontrar esses documentos. Por mais que possam ser separados por datas e tipos, o documento físico é muito fácil de ser perdido, o que pode levar a empresa a ter que lidar com multas e outras consequências.
Por isso, migrar para o digital é muito vantajoso.
Veja alguns dos benefícios de migrar o armazenamento de documentos para o digital:
Redução de espaço físico: com o documento digital, não há necessidade de ter espaço para armazenamento como armários;
Diminuição de custos: sem o gasto com papel, impressora e manutenção de arquivos, há redução de custos;
Proteção contra danos físicos: estes documentos não são suscetíveis a danos como água, fogo, pragas ou até mesmo o desgaste natural do papel;
Segurança com backups: cópias de segurança podem ser realizadas com frequência, garantindo a recuperação de dados em caso de perda;
Controle de acesso: é possível restringir o acesso para certas pessoas, garantindo a segurança da informação em documentos confidenciais;
Acesso rápido e fácil: os documentos podem ser encontrados rapidamente com filtros ou pesquisas com palavras-chave;
Fácil compartilhamento: de forma rápida e segura, é possível compartilhar os documentos com diferentes pessoas;
Automatização de processos: tarefas como indexar e classificar os documentos podem ser automatizadas, otimizando processos;
Auditoria facilitada: na realização de auditorias e cumprimento de normas internas, é fácil rastrear esses documentos;
Atendimento de requisitos legais: com os documentos guardados devidamente em servidores de nuvem e com backup, a garantia do cumprimento de requisitos legais é certa;
Acesso remoto: documentos podem ser acessados de qualquer lugar do mundo, desde que tenham conexão com a internet.
